ACCESS ACCESSと個人情報

　Office関係のファイルには、いろいろな内部情報が記録されることがある、と言うのはわりと有名かと思います。
　組織内や、知り合いの範囲なら目に触れても問題ないと思いますが、外部の得意先の人や、ネットで不特定多数にファイルを配布したい場合などは、都合が悪いこともあると思います。

　ACCESSのファイルもいろいろな情報が付加されていることがあります。
　思い当たる箇所を順に取り上げてみます。

・データベースのプロパティ

　ACCESSのファイルにプロパティとして付加される情報です。
　これを確認するには、「ファイル」タブの「情報」をクリックし、画面右側の「データベースのプロパティの表示および編集」をクリックします。

　プロパティが表示されます。
　各種タブがありますが、修正可能な内容があるのは、この図の「ファイルの概要」と、「ユーザー設定」のみです。
　たぶん、「作成者」や「会社名」あたりに、自動で情報が設定されることがあるんだと思います。

　試しに、情報を設定してみます。

　「OK」をクリックして、戻ります。

　オプションに、プロパティ情報を削除する設定があるので、これを試してみます。

　先程の「ファイル」タブから、「オプション」をクリックします。

　「カレントデータベース」の「ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する」にチェックを付けます。
　（この時、「閉じるときに最適化する」にも同時にチェックが付きます）
　「OK」をクリックしてオプションを閉じます。
　変更を有効にするには、データベースを開きなおす必要があると注意が表示されるので、一旦データベースを閉じて、開きなおします。念のため、何度かやっておきます。
　再度、「データベースのプロパティの表示および編集」をクリックします。

　「作成者」「管理者」「会社名」の内容が消えています。
　オプションの設定で、これらの項目の内容は消されますが、その他の項目については関係ないようですので、オプションを設定すれば万全、と言うわけではなさそうです。
　また、「ユーザー設定」の内容も、特に変更されていませんでした。
　データベースを渡すときは、念のためにここを確認してみるようにした方がよさそうです。

・リンクテーブルのリンク情報
　リンクテーブルには当然リンクとなる情報が記録されています。

　ACCESSファイルへのデータベースリンクだと、ファイルへのパスが保存されています。
　パソコンのパスや、ネットワークパスが読み取られる可能性があります。

　ODBCテーブルリンクの場合、データベースへの接続情報がいろいろ保存されます。

　データベースの名称や、認証用のユーザー名やパスワードが含まれることがあります。

・VBAのソース
　プログラム中で外部データベースへの接続を行う処理がある場合、コード中に接続の為の情報を記述している場合があります。
　先程のODBCテーブルリンクのように、接続先のサーバ情報、ID、パスワードなどをそのまま記述している場合、当然読み取ることができます。
　ファイルを提供する先によっては、プログラムソースにパスワードをかける、ちょっとした暗号化（変換）を行うなどの対応が必要かと思います。

余談
・オプションのユーザー名

　オプションの「基本設定」の中に、「Microsoft Office のユーザー設定」という箇所に、「ユーザー名」「頭文字」という項目があります。
　これは、Office（ACCESS）のインストール時に入力した内容が表示されています。

　これもファイルに記録される個人情報かなと思いましたが、違ってました。
　これは現在のパソコンにインストールされているOfficeの設定であって、現在開いているデータベースファイルに記録されている物ではありません。
　別のパソコンで開いたら、そのパソコンの内容が表示されるだけなので、大丈夫です。